Diederik 7 April 2008 Kotak masuk ada to-do list
Posted in Efisien emailKedatangan email telah membuka saluran komunikasi baru yang bisa sangat efisien. Sebenarnya kadang-kadang terlalu efisien. Hal ini dapat memakan waktu 30 detik untuk menulis sebuah email yang berarti jam kerja di sisi penerima. Ini, bersama dengan tipis volume email yang berhubungan dengan pekerjaan yang ilmuwan cenderung menerima, dapat menimbulkan banyak stres.
Para ilmuwan (seperti saya sendiri) sering perjuangan untuk mengorganisir diri dengan baik. Hal ini kemudian sangat menggoda untuk menggunakan kotak masuk Anda sebagai daftar yang harus dilakukan. Pesan dalam kotak masuk Anda sering terhubung dengan tugas, dan Anda hanya bisa meninggalkan mereka dalam kotak masuk sampai Anda telah berurusan dengan mereka. Sebagian besar rekan saya bekerja dengan cara ini.
INI ADALAH JALAN KEMUNGKINAN TERBURUK OF PENGORGANISASIAN SENDIRI! Ini berarti yaitu bahwa pekerjaan sehari-hari Anda menjadi didikte oleh pesan-pesan yang Anda terima. Ini berarti bahwa, pada akhirnya, orang lain menjalankan jadwal harian Anda bukan diri Anda sendiri! Apa yang harus Anda lakukan, sebaliknya, adalah membuat sebuah organizer pribadi yang tepat (atau kertas elektronik). Hal ini dapat sangat sederhana dan berisi daftar tugas termasuk prioritas dan tenggat waktu. Anda memutuskan kemudian bagian yang diri dari email yang masuk akhirnya satu daftar tugas Anda dan dalam bentuk apa.
Satu-satunya pengecualian adalah email yang dapat ditangani dengan segera, yang berarti dalam beberapa menit. aturan umum Anda harus bahwa email tidak dapat tetap dalam kotak masuk Anda untuk lebih dari 5 menit setelah Anda membacanya. Itu berarti baik Anda berhubungan dengan segera (balasan misalnya beberapa baris), atau menyimpan surat di tempat lain dalam direktori email Anda dan, jika perlu, memutuskan untuk membuat sebuah masukan dalam organizer Anda atau mengedit masukan sebelumnya.
Dalam penyaringan tugas Anda, pastikan Anda memberikan prioritas tertinggi untuk tugas-tugas yang Anda ingin lakukan dan yang benar-benar penting. Dalam kasus saya ini adalah semua email terhubung ke diskusi ilmiah. Karena itu saya pastikan bahwa setiap mail yang menarik ilmiah berakhir tinggi pada daftar prioritas saya. Risikonya adalah dinyatakan bahwa Anda tenggelam dalam hal admin membosankan dan melupakan apa yang Anda lakukan di tempat pertama, yaitu ilmu.
Atau berlangganan RSS feed kami .
7 Mei 2008 09:35, tini_camp
Saya geli oleh fakta bahwa dalam ( versi lama ) dari Panduan Presentasi, Panduan Menulis dan Panduan penggunaan Email ibukota dan tanda seru sangat tidak dianjurkan. Penulis (AL) mengklaim bahwa ini memiliki efek yang sangat merendahkan.
11 Mei 2008 09:20, Charl Botha
Saya sangat setuju dengan sentimen Anda!
Ini lebih atau kurang juga disebarkan oleh Dave Allen's Getting Things Done (GTD) kultus ^ H ^ H ^ H ^ Hbook: email masuk yang dapat dirawat di bawah 2 menit harus ditangani dengan segera, sisanya akan dihapus, didelegasikan atau diolah menjadi berbagai tindakan berikutnya untuk daftar todo-contextualised.
30 Jan 2009 16:35, Johnny DJ
Saya tidak setuju dengan premis bahwa email Inbox tidak boleh digunakan sebagai daftar yang harus dilakukan. Aku mengikuti logika sistem GTD David Allen, dan saya setuju bahwa pesan-pesan masuk harus ditangani dalam 2 menit atau kurang. Namun, spin saya pada sistem adalah bahwa saya segera mengkategorikan setiap pesan masuk yang tidak dapat ditangani dengan segera, tapi aku meninggalkan mereka di inbox saya sampai mereka selesai. Saya sudah mencoba berbagai macam pengaturan folder, tetapi saya telah menemukan bahwa sekali pesan daun inbox saya, itu adalah dari pandangan dan keluar dari pikiran. Patuh mentransfer pesan ke formal to-do list dan kemudian memindahkan mereka kembali ketika selesai hanya membutuhkan waktu terlalu lama dan terlalu banyak memerlukan disiplin.
Folder Kotak surat Hirarki saya adalah sebagai berikut:
- Kotak masuk
- Arsip
- Perjalanan
- Referensi
- Mailing-Daftar
- Kotak masuk untuk pesan baru dan item tindakan.
- The Arsip untuk pesan yang tidak memiliki item tindakan apapun yang berhubungan dengan mereka. Aku arsip setiap pesan yang di beberapa titik. Saya menggunakan Google Desktop untuk indeks dan cepat mencari pesan.
- Folder Travel adalah untuk dekat catatan pemesanan perjalanan masa depan.
- Folder Referensi ini untuk pesan yang berisi informasi yang saya butuhkan untuk referensi cepat dan / atau sering.
- The Milis folder untuk pesan massal yang tidak mungkin untuk menghasilkan sebuah item tindakan.
Ketika saya menerima pesan, saya cepat mengevaluasi apakah itu adalah sesuatu yang dapat dilakukan dalam 2 menit atau kurang. Jika itu bisa dilakukan sekarang, maka saya lakukan saja dan arsip pesan.
Jika pesan akan mengambil lebih dari 2 menit untuk menyelesaikan, maka saya kategorikan dengan sebagai @ Action_P1, @ Action_P2, atau @ Action_P3. Kategori-kategori ini kode warna Merah, Oranye, dan Kuning sehingga aku cepat bisa membedakan mana item yang paling penting.
Jika pesan akan didelegasikan atau memerlukan tindakan dari orang lain, saya kategorikan sebagai @ Waiting_For yang kode warna biru, dan saya bendera itu dan menetapkan pengingat.
Setelah pesan telah dibaca dan tidak memiliki lebih banyak tindakan selanjutnya terkait dengan itu, aku memindahkannya ke Arsip. kotak masuk saya biasanya memiliki sekitar 30 pesan di dalamnya yang perlu semua harus ditangani. Semua orang lain yang rapi diajukan pergi untuk arsip.
- Johnny DJ
4 Feb 2009 18:04, Onno
Saya setuju dengan di atas. Saya menggunakan GTD-plugin untuk Gmail dan itu sangat membantu saya mengatur todo's. Juga saya Blackberry memungkinkan saya untuk menambahkan tindakan untuk todo saya dan menambahkan tanggal dan prioritas kepada mereka. Aku dapat menyinkronkan todo todo ini dengan gmail saya menggunakan plugin lain: Ingat Milk. Sekarang aku di satu sekilas aku dapat melihat apa yang harus saya lakukan, dan yang item tugas yang terkait. Itu sempurna.